Wielu przedsiębiorców przez długi czas prowadzi magazyn wyłącznie w oparciu o system ERP lub proste, wewnętrzne rozwiązania IT. Takie podejście może się sprawdzać, dopóki skala działalności nie zacznie gwałtownie rosnąć. Wraz ze wzrostem liczby zamówień, zwrotów i reklamacji pojawiają się jednak coraz poważniejsze wyzwania: pomyłki w kompletacji, opóźnienia w wysyłkach, brak kontroli nad zasobami czy problemy z wydajnością pracy zespołu. To właśnie w tym momencie firmy najczęściej zaczynają szukać systemu WMS. I słusznie!
Systemy ERP świetnie sprawdzają się w zarządzaniu finansami, sprzedażą czy produkcją, ale często traktują magazyn jedynie jako rejestr stanów towarowych. W praktyce oznacza to, że magazynier otrzymuje dokument WZ i na jego podstawie samodzielnie kompletuje zamówienie – często w sposób przypadkowy, bez optymalnej ścieżki kompletacyjnej czy informacji o priorytetach wysyłek. To zwiększa ryzyko błędów, prowadzi do opóźnień i strat.
WMS, taki jak XWMS producenta EX7, pozwala w pełni zautomatyzować te procesy. System wskazuje skąd dokładnie pobrać towar oraz w jakiej kolejności i w jaki sposób najlepiej go zapakować czy przygotować do wysyłki. Dzięki temu można znacząco skrócić czas realizacji zamówień i wyeliminować pomyłki.
Efektywna realizacja wydań do klientów
W nowoczesnym magazynie niezwykle istotne jest znalezienie balansu pomiędzy szybkością kompletacji, a optymalnym wykorzystaniem zasobów. Jednym z kluczowych rozwiązań wspieranych przez system XWMS jest komasacja zamówień – czyli łączenie wielu podobnych zleceń w jeden proces zbiórki. Przykładowo: jeśli w systemie pojawia się 10 zamówień na ten sam model koszulki, zamiast podchodzić do regału 10 razy, magazynier pobiera od razu 10 sztuk i przekazuje je dalej. W efekcie maksymalizujemy wydajność przy minimalnym nakładzie pracy.
Najczęściej spotykanym modelem jest dwuetapowa kompletacja – pierwszym krokiem jest zbiór towaru, a drugim – jego przypisanie do konkretnych zamówień w strefie kompletacyjnej. Może to przybrać różne formy:
- Magazynier porusza się z wózkiem podzielonym na kuwety – każda odpowiada jednemu zamówieniu. Po zebraniu towaru wystarczy przenieść gotową kuwetę do pakowania.
- Alternatywnie, towary zbierane są „luzem” na wózku, a ich przypisanie do zamówień następuje później w procesie sortowania – produkty skanowane są po kolei i trafiają do odpowiednich kuwet przy stanowiskach pakowania.
W niektórych przypadkach stosuje się nawet trójetapowy model, szczególnie w środowiskach o dużym wolumenie i zróżnicowanym asortymencie. Co ważne – system pozwala różnicować procesy w zależności od typu zamówień. Zamówienia e-commerce i hurtowe mogą być realizowane zupełnie innymi ścieżkami, z uwzględnieniem różnic w skali, priorytetach i wymaganiach operacyjnych.
“Każdy magazyn jest inny – dlatego kluczowe jest indywidualne podejście, analiza procesów i wdrożenie odpowiedniego modelu kompletacji. System XWMS nie tylko wspiera różne warianty wydań, ale również pozwala je dynamicznie dostosować do zmieniających się warunków pracy. My nie tylko dostarczamy system i wdrażamy go w firmie – my przede wszystkim pokazujemy firmom, jak magazyn może działać lepiej. Pomagamy zoptymalizować pracę, dobrać odpowiedni model pakowania, ścieżkę zbierania i wskazujemy procesy, które warto usprawnić. To właśnie jest realna wartość wdrożenia XWMS” – podkreśla Łukasz Krupczak, Head of WMS Project, z firmy EX7, producenta systemu XWMS.
Mniej błędów
Błędy przy wydaniu towaru generują koszty i zbędne obciążenie procesów logistycznych – zwroty, reklamacje, dodatkową obsługę klienta. W niektórych firmach takie pomyłki potrafią sięgać nawet 20% wszystkich wysyłek. To nie tylko strata czasu, ale także realne straty finansowe i wizerunkowe. Wdrożenie systemu XWMS pozwala całkowicie wyeliminować takie błędy i znacząco zwiększyć efektywność pracy magazynu.
System ogranicza również dostęp do danych tylko do niezbędnych informacji, dzięki czemu minimalizuje ryzyko nadużyć. Magazynier nie widzi, dla jakiego klienta realizuje zamówienie – co eliminuje pokusę nieautoryzowanych działań. Dodatkowo, każda operacja jest zapisywana w systemie, co pozwala dokładnie przeanalizować ścieżkę partii towarowej – od momentu przyjęcia aż po wysyłkę. Każdy proces pakowania jest monitorowany i łatwy do odtworzenia.
Integracje z firmami kurierskimi
System XWMS może być zintegrowany z dowolną firmą kurierską, co znacząco usprawnia proces realizacji zamówień. Dzięki takiej integracji możliwe jest automatyczne generowanie listów przewozowych oraz określanie liczby paczek lub palet na podstawie danych z systemu. Proces końcowego wydania może odbywać się w pełni automatycznie lub pod kontrolą użytkownika – magazynier wskazuje liczbę opakowań, a system na tej podstawie wystawia odpowiednie dokumenty przewozowe.
Co więcej, system XWMS umożliwia ustalanie priorytetów wydań z uwzględnieniem tzw. cut-offów – czyli granicznych godzin odbioru przesyłek przez przewoźników. Przykładowo, jeśli wiemy, że kurier DPD odbiera paczki o 14:00, system może automatycznie nadać wyższy priorytet zamówieniom, które muszą być gotowe najpóźniej o 12:00. Dzięki temu proces kompletacji i pakowania jest odpowiednio zorganizowany, co pozwala uniknąć opóźnień i zapewnić terminową wysyłkę.
Raportowanie
System WMS gromadzi ogromną liczbę danych operacyjnych, które można wykorzystać do tworzenia szczegółowych raportów – zarówno tych standardowych, jak i dostosowanych do indywidualnych potrzeb klienta. System umożliwia automatyczne generowanie i wysyłkę raportów, np. codzienne podsumowanie liczby wysłanych zamówień, informacji o opóźnieniach czy niezrealizowanych zadaniach może trafiać do kadry zarządzającej e-mailem lub SMS-em. Istnieje także możliwość integracji z zewnętrznymi narzędziami BI (Business Intelligence), co pozwala jeszcze szerzej analizować dane i podejmować trafne decyzje operacyjne.
“WMS to nie tylko operacje – to również zaawansowana analityka. XWMS oferuje narzędzia do monitorowania wskaźników wydajności (KPI), tworzenia raportów oraz śledzenia działań pracowników. Firmy, które korzystają z naszego rozwiązania, często wykorzystują funkcję tzw. „panelu motywacyjnego”, który w czasie rzeczywistym prezentuje efektywność pracowników – np. na dużym ekranie w hali magazynowej. Taki system wpływa pozytywnie na motywację zespołu, a dane mogą być też podstawą do wprowadzenia systemu premiowego“ – dodaje Łukasz Krupczak z EX7.
Co więcej, zaawansowane integracje – np. z rozwiązaniami opartymi na sztucznej inteligencji, takimi jak ChatGPT – pozwalają użytkownikom zadawać pytania w języku naturalnym (np. „Jakie zamówienia są dziś priorytetowe?”) i natychmiast uzyskiwać precyzyjne odpowiedzi. To nowy wymiar zarządzania magazynem – bardziej intuicyjny, elastyczny i dostępny dla każdego pracownika.
Realne korzyści biznesowe
Najważniejszym efektem wdrożenia systemu XWMS jest wzrost efektywności operacyjnej. Eliminacja błędów, skrócenie czasu kompletacji, lepsze wykorzystanie przestrzeni i zasobów ludzkich oraz automatyzacja procesów – wszystko to przekłada się na wymierne oszczędności i lepsze wyniki finansowe.
System XWMS nie tylko wspiera operacje logistyczne, ale także umożliwia zaawansowaną analizę wydajności. Użytkownicy mogą na bieżąco monitorować kluczowe wskaźniki i podejmować decyzje oparte na danych. To szczególnie ważne w dynamicznych środowiskach, gdzie elastyczność i szybkość reakcji mają kluczowe znaczenie.
Wdrożenie systemu WMS to krok, który warto rozważyć nie tylko wtedy, gdy magazyn przestaje działać sprawnie, ale przede wszystkim wtedy, gdy firma planuje dalszy rozwój. Dzięki systemowi XWMS przedsiębiorstwa mogą lepiej organizować pracę, zwiększać wydajność, eliminować błędy i skutecznie wspierać zespół w codziennych zadaniach.
Jeśli chcesz przekonać się, jak działa nowoczesny WMS w praktyce, umów się na bezpłatną prezentację systemu XWMS i zobacz, jakie zmiany możesz wprowadzić w swoim magazynie. Umów prezentację na: https://xwms.pl/
