Wybór odpowiedniego modelu przyjmowania dostaw to nie tylko kwestia operacyjna, ale strategiczna decyzja, która rzutuje na efektywność całego łańcucha logistycznego. Jakie są dostępne modele przyjmowania dostaw? Kiedy warto stosować dany wariant? I w jaki sposób nowoczesne systemy WMS, takie jak XWMS, wspierają ten proces?
Proces przyjęcia dostawy to pierwszy etap pracy z towarem w magazynie – etap, od którego zaczyna się każda dalsza operacja: składowanie, kompletacja, wysyłka czy inwentaryzacja. Ewentualne błędy lub nieefektywności na tym poziomie będą miały wpływ na cały przepływ materiałów, a co za tym idzie – na czas realizacji zamówień, jakość obsługi klienta i koszty operacyjne.
„To właśnie na tym etapie decyduje się, jak szybko i dokładnie wprowadzimy towar do obiegu. Jeśli ten proces zadziała dobrze – ułatwi pracę całemu magazynowi. Choć często pomijany w strategicznym planowaniu logistyki, etap przyjęcia ma ogromne znaczenie operacyjne. Dobrze zaprojektowany model przekłada się na mniejszą liczbę błędów, szybsze wydania i lepsze wykorzystanie powierzchni magazynowej.” – podkreśla Maciej Grześkiewicz, Specjalista ds. wdrożeń w firmie EX7, producent systemu XWMS.
Czym są modele przyjmowania dostaw?
Mówiąc najprościej, model przyjęcia dostawy to sposób, w jaki towar jest wprowadzany na stan magazynowy. Obejmuje on nie tylko strukturę logistyczną (np. czy towar przyjmowany jest w paletach, kartonach czy pojedynczych sztukach), ale także zbierane dane (daty ważności, numery partii, SSCC), a także kierunek przepływu – czy towar trafia do strefy składowania, czy od razu do kompletacji (cross-dock). Dobór właściwego modelu zależy od wielu czynników – rodzaju towaru, jego rotacji, wymogów prawnych czy organizacji przestrzeni magazynowej.
Przegląd typów dostaw
W praktyce operacyjnej występuje wiele typów dostaw, z których każdy może wymagać innego podejścia:
- Dostawy awizowane – zaplanowane wcześniej, często z dokładnym opisem zawartości.
- Dostawy z produkcji – trafiające bezpośrednio z linii produkcyjnej.
- Przesunięcia międzymagazynowe (MM) – np. między centralnym a regionalnym magazynem.
- Dostawy ad-hoc – niezaplanowane, np. nadwyżki.
- Cross-dock – towar trafia bezpośrednio do kompletacji, bez pełnego składowania.
- Depozyty – np. towary sezonowe przechowywane tymczasowo.
- Dostawy celne – wymagające oclenia i odpowiedniego buforowania.
- Zwroty i reklamacje – wymagające kontroli jakości i decyzji o dalszym postępowaniu.
Każdy z powyższych przypadków może wymagać indywidualnego modelu przyjęcia – i to właśnie elastyczność w ich obsłudze staje się dziś jednym z kluczowych wymogów względem systemów WMS.
Najczęściej stosowane modele przyjęć w magazynie
W magazynach spotyka się najczęściej cztery podstawowe modele:
- Towar → paleta → lokalizacja – klasyczny model pełnopaletowy, przydatny przy jednorodnym asortymencie.
- Towar → karton → paleta → lokalizacja – stosowany, gdy towary wymagają składowania w kartonach.
- Towar → bezpośrednio do lokalizacji – często używany przy małych jednostkach, np. drobnych akcesoriach czy towarach pakowanych w pudełka.
- Towar → cross-dock → kompletacja – dla towarów szybko rotujących lub przeznaczonych do szybkiej wysyłki.
Różnice między tymi modelami wynikają głównie z logiki składowania, sposobu identyfikacji jednostek logistycznych oraz poziomu szczegółowości ewidencji. Nie istnieje jednak jeden uniwersalny model przyjęcia, który sprawdzi się w każdej organizacji – w praktyce magazynowej często stosuje się ich kombinacje, dostosowane do charakterystyki towaru, sezonowości operacji czy wymagań kompletacyjnych.
Model paleta → lokalizacja idealnie sprawdzi się przy pełnych jednostkach ładunkowych w logistyce FMCG, gdzie liczy się szybki obrót towarem i minimalizacja operacji przeładunkowych.
Z kolei wariant karton → paleta → lokalizacja będzie lepszym rozwiązaniem w branży modowej, AGD lub RTV, gdzie towar wymaga bardziej szczegółowej ewidencji i częściej trafia do klientów w opakowaniach zbiorczych.
Model towar → lokalizacja znajduje zastosowanie przede wszystkim w e-commerce, gdzie występuje duża liczba pozycji SKU, a magazyn oparty jest o regały półkowe i pracę z drobnymi jednostkami.
Cross-dock natomiast najlepiej wpisuje się w logistykę just-in-time oraz obsługę zamówień „na bieżąco”, bez potrzeby składowania – szczególnie w modelach D2C lub dostawach na potrzeby konkretnych klientów. W praktyce wybór modelu przyjęcia to zawsze decyzja indywidualna – zależna od analizy rzeczywistych procesów, struktury asortymentu i wymagań operacyjnych danego magazynu.
„Nie istnieje jeden uniwersalny model przyjęcia, który sprawdzi się wszędzie. Każdy magazyn ma swoją dynamikę – inny wolumen, strukturę towaru czy organizację przestrzeni. Dlatego często wdrażamy kombinacje modeli, dostosowane do konkretnych stref, sezonowości albo profilu zamówień” – wyjaśnia Maciej Grześkiewicz, Specjalista ds. wdrożeń w EX7.
Wsparcie systemowe: jak pomaga XWMS?
Nowoczesne systemy klasy WMS, takie jak XWMS, zapewniają pełne wsparcie dla różnorodnych modeli przyjęcia – zarówno standardowych, jak i tworzonych na potrzeby konkretnego klienta. System umożliwia wymuszanie wprowadzenia kluczowych danych, takich jak numery partii, daty ważności czy kody SSCC, co pozwala zachować wysoką jakość ewidencji już na etapie przyjęcia. Potrafi także automatycznie sugerować lokalizacje składowania na podstawie wcześniej przyjętego towaru, co znacząco przyspiesza proces i zmniejsza liczbę błędów.
Dzięki rozpoznawaniu dostaw po zawartości lub wcześniej wprowadzonych awizacjach system może samodzielnie przypisać odpowiedni scenariusz przyjęcia, a nawet zamknąć dostawę automatycznie po spełnieniu określonych warunków. W praktyce oznacza to, że jeden magazyn może funkcjonować z wieloma modelami przyjęcia, dopasowanymi do różnych typów towaru, klientów czy operacji. Elastyczność XWMS pozwala wdrażać modele przyjęć szyte na miarę – zarówno w dużych, skomplikowanych centrach logistycznych, jak i mniejszych magazynach dystrybucyjnych.
Przykład z praktyki: sezonowe depozyty w branży odzieżowej
Jednym z ciekawszych wdrożeń EX7 było uruchomienie dedykowanego modelu przyjęcia towarów sezonowych w firmie z branży fashion. Po zakończeniu sezonu, niesprzedany towar wracał z salonów sprzedaży do magazynu centralnego. Dzięki wcześniejszemu awizowaniu oraz etykietowaniu kartonów, przyjęcie odbywało się na poziomie karton – paleta – lokalizacja, bez potrzeby otwierania opakowań jednostkowych czy skanowania pojedynczych sztuk. System XWMS, po zeskanowaniu etykiety zbiorczej, automatycznie przyjmował na stan całą zawartość kartonu.
Efektem takiego podejścia było nie tylko skrócenie czasu przyjęcia o ponad 40%, lecz także znaczna redukcja błędów wynikających ze skanowania ręcznego. Dodatkową korzyścią było usprawnienie procesu wydania – kartony można było również wydawać zbiorczo, bez ponownej kontroli zawartości. Ostatecznie rozwiązanie przyczyniło się także do lepszego wykorzystania przestrzeni na dokach magazynowych, eliminując potrzebę rozładunku i sortowania towaru sztuka po sztuce.
Wyzwania i nietypowe przypadki
Niektóre wdrożenia wymagają szczególnej uwagi ze względu na specyfikę towaru lub przepisy prawne. Przykładem może być proces przyjmowania butli do saturatorów, gdzie kluczowe było ścisłe śledzenie numerów seryjnych każdej jednostki. Inny przypadek to obsługa pakietów odzieżowych – tzw. prepacków – które przyjmowane są jako kompletne zestawy, bez konieczności dekompletacji. Specjalnych rozwiązań wymagają również towary niebezpieczne klasy ADR, które muszą być odpowiednio oznakowane i składowane w wyznaczonych strefach z zachowaniem norm bezpieczeństwa. Równie skomplikowane bywają dostawy celne – towary spoza Unii Europejskiej muszą być przechowywane w wydzielonej strefie do czasu zakończenia odprawy. Wszystkie te przypadki pokazują, że elastyczność systemu WMS oraz doświadczenie zespołu wdrożeniowego mają kluczowe znaczenie dla skutecznej organizacji procesów przyjęcia.
O czym pamiętać przy wdrażaniu modelu przyjęcia?
Projektując proces przyjęcia w nowym magazynie, warto zacząć od zadania kilku podstawowych pytań. Jakiego rodzaju towary będą przyjmowane? Jak często i w jakim wolumenie? Czy konieczne będzie śledzenie numerów partii, dat ważności lub numerów seryjnych? I wreszcie – czy towar powinien trafiać bezpośrednio do strefy kompletacji, czy też wymaga pełnego składowania? Odpowiedzi na te pytania pozwolą dobrać odpowiedni model i uniknąć kosztownych błędów na starcie. Jak radzi Maciej Grześkiewicz: „Zacząć warto od prostszych modeli i rozwijać je etapami, angażując w projekt osoby z operacji – to one najlepiej znają realia magazynu.” Taka strategia pozwala nie tylko ograniczyć ryzyko wdrożeniowe, ale również szybciej osiągnąć realne korzyści z inwestycji w system WMS.
Wybór odpowiedniego modelu przyjęcia towaru to strategiczna decyzja operacyjna. Dobrze zaprojektowany proces zapewnia szybkość, dokładność i płynność dalszych operacji magazynowych. Dzięki systemom takim jak XWMS możliwe jest elastyczne dopasowanie modeli do potrzeb każdego magazynu – od prostych operacji e-commerce, po złożone scenariusze w logistyce produkcyjnej i celnej.
Jak mówi ekspert EX7 Maciej Grześkiewicz: „Sky is the limit – jeśli klient chce, możemy wdrożyć nawet obsługę RFID, voice picking czy automatyczne etykietowanie. Klucz to zrozumienie potrzeb i dopasowanie procesu do realiów magazynu. Czasem wystarczy niewielka automatyzacja, żeby znacząco odciążyć pracowników. Innym razem – trzeba przygotować złożony, wieloetapowy model przyjęcia z pełną kontrolą jakości. Naszym zadaniem jest pomóc klientowi wybrać to, co realnie działa, a nie tylko dobrze wygląda na papierze.”
Umów się na prezentację systemu: https://xwms.pl/
