Decyzja o wdrożeniu systemu WMS to często efekt rosnącej skali działalności i pojawiających się wyzwań operacyjnych. Firmy mierzą się z nieefektywnością procesów magazynowych, spadkiem rentowności i trudnościami w obsłudze zamówień. Jednak samo wdrożenie systemu klasy WMS, nie gwarantuje sukcesu, jeśli magazyn nie zostanie odpowiednio przygotowany. Jak więc dobrze zaplanować ten proces? Jak on przebiega?
Dynamiczny rozwój firmy, wejście na nowe kanały sprzedaży (jak np. Allegro czy Amazon), wzrost wolumenu zamówień – to najczęstsze momenty, w których przedsiębiorstwa zaczynają dostrzegać, że dotychczasowy sposób zarządzania magazynem przestaje być wystarczający. Pojawia się chaos, błędy kompletacyjne, brak kontroli nad stanami magazynowymi, a efektywność operacyjna zaczyna wyraźnie spadać. To właśnie w takich sytuacjach okazuje się, że magazyn, choć kluczowy dla całego łańcucha operacyjnego, nadal funkcjonuje w sposób ręczny – z wykorzystaniem karteczek, wydruków z Excela czy pojedynczych dokumentów WZ generowanych z systemu ERP. Taki model pracy szybko okazuje się niewydolny. Prowadzi do dezorganizacji, frustracji w zespole, spadku jakości obsługi klienta oraz negatywnego wpływu na ratingi w serwisach sprzedażowych. Wtedy właśnie coraz częściej pada decyzja o wdrożeniu systemu WMS – rozwiązania, które porządkuje procesy, zwiększa kontrolę i przywraca efektywność. Ale samo wdrożenie nie może się odbyć „z marszu” – musi być przemyślane i poprzedzone odpowiednim przygotowaniem.
Etap ZERO – uporządkowanie własnych procesów
Choć formalnie wdrożenie systemu WMS rozpoczyna się od analizy wdrożeniowej prowadzonej przez zespół dostawcy – obejmującej rozmowy z pracownikami na różnych szczeblach, od magazynierów po zarząd – istnieje jeden kluczowy krok, który bardzo często jest pomijany przez firmy: uporządkowanie własnych procesów, jeszcze przed przystąpieniem do jakiejkolwiek analizy zewnętrznej. To tzw. etap zero – wewnętrzna inwentaryzacja tego, jak naprawdę działa organizacja. W praktyce okazuje się bowiem, że wiele firm „wie, że sprzedaje”, ale nie potrafi jasno określić, jak ten proces przebiega. Kompetencje są rozproszone – pani Ania od 15 lat wystawia faktury, pani Agnieszka zajmuje się zakupami, a pan Rafał zarządza magazynem – ale nikt nie ma pełnego obrazu całości. Gdy dochodzi do rozmów wdrożeniowych, często wychodzi na jaw, że organizacja nie ma spójnej wiedzy o własnym łańcuchu operacyjnym – od momentu zakupu towaru aż po jego wysyłkę do klienta.
Dlatego tak ważne jest, aby jeszcze przed formalnym rozpoczęciem projektu poświęcić czas na wewnętrzne zmapowanie procesów i przygotowanie magazynu. Znalezienie zalegającego towaru sprzed 10 lat to tylko wierzchołek góry lodowej. Kluczowe jest zrozumienie przebiegu operacji od zakupu po wysyłkę oraz określenie, kto za co odpowiada.
„Dobrze przepracowany etap zero to fundament całego wdrożenia. I choć formalnie leży po stronie klienta, to bardzo często to właśnie my – jako zespół EX7 – pomagamy firmom uporządkować magazyn, zmapować procesy i wskazać, jak powinny wyglądać. Pełnimy rolę doradczą od samego początku, bo wiemy, że bez solidnych podstaw nawet najlepszy system nie przyniesie oczekiwanych rezultatów” – podkreśla Karol Grzech, specjalista ds. wdrożeń WMS, z firmy EX7, producent systemu XWMS.
Analiza (przed)wdrożeniowa
Zanim firma zdecyduje się na wybór konkretnego systemu WMS, może zlecić analizę przedwdrożeniową zewnętrznemu podmiotowi – niezależnemu doradcy, który pomaga uporządkować procesy i określić rzeczywiste potrzeby firmy. Taka analiza może zakończyć się wyborem systemu oraz dostawcy, który najlepiej odpowiada wymaganiom danego biznesu. Coraz częściej firmy decydują się jednak powierzyć ją bezpośrednio dostawcy systemu WMS.
“Analiza wdrożeniowa w wykonaniu EX7 to nie praca zza biurka – to fizyczna obecność w magazynie, obserwacja procesów w czasie rzeczywistym i bezpośrednie rozmowy z pracownikami każdego szczebla. Zespół spędza cały dzień, a czasami nawet kilka dni, w firmie klienta, przyglądając się, jak wygląda przyjęcie towaru, jego składowanie, kompletacja, wydanie, a także procesy związane ze zwrotami czy reklamacjami. To właśnie wtedy wychodzą na jaw największe rozbieżności – między tym, co sądzi kadra zarządzająca, a tym, jak realnie działają magazynierzy. Często słyszymy od kierowników: 'to wy naprawdę tak to robicie?’ – to kluczowy moment, w którym zaczyna się prawdziwa transformacja” – komentuje Karol Grzech z EX7.
Efektem tej analizy jest dokument, który nie tylko opisuje stan obecny, ale projektuje stan docelowy – z uwzględnieniem wszystkich potrzeb, integracji i ewentualnych usprawnień. Proces opracowania takiej analizy może trwać od miesiąca do nawet pół roku – wszystko zależy od wielkości i złożoności organizacji. Proces tworzenia dokumentu kończy się finalnym potwierdzeniem treści analizy przez obie strony.
“W praktyce analiza wdrożeniowa to coś znacznie więcej niż spisanie oczekiwań czy procesów istniejących w firmie. To etap, w którym – na bazie rozmów i obserwacji – wspólnie z klientem diagnozujemy wyzwania, doradzamy zmiany, a niejednokrotnie inicjujemy pierwsze reorganizacje. „Etap zero”, czyli porządkowanie wewnętrznych procesów i struktury pracy, bardzo często rozwija się właśnie w ramach analizy – a jego wpływ rozciąga się na cały okres wdrożenia i długo po nim. Jak pokazuje praktyka, już w trakcie analizy firmy często zaczynają wdrażać pierwsze nasze rekomendacje, co znacząco przyspiesza cały projekt“ – dodaje Karol Grzech.
Tydzień ZERO – etap uruchomienia systemu
Jeśli konfiguracja systemu została zakończona i wszystkie ustalenia są gotowe, nadchodzi najważniejszy moment projektu – tzw. tydzień zero, czyli uruchomienie systemu w magazynie klienta. W zależności od wielkości operacji i poziomu przygotowania, cały proces trwa od jednego do kilku dni. EX7 realizuje ten etap fizycznie na miejscu, z udziałem zespołu wdrożeniowego – często również z obecnością programistów.
Uruchomienie nie polega wyłącznie na technicznym „odpaleniu” systemu. To moment, w którym obowiązki leżą po obu stronach – EX7 odpowiada za poprawne działanie systemu XWMS, a klient za realne wdrożenie go w codzienne procesy. Aby uruchomienie przebiegło sprawnie, firma musi odpowiednio się przygotować. Kluczowe jest zapewnienie obecności pracowników znających operacje magazynowe – kierowników zmian, liderów zespołów, magazynierów czy osób odpowiedzialnych za przyjęcia i kompletacje. Równolegle należy przygotować sam magazyn: uporządkować strefy składowania, uzupełnić lub wymienić etykiety, przygotować regały, oznaczenia, urządzenia oraz odpowiednią infrastrukturę IT (serwer, sieć, urządzenia mobilne).
W większości wdrożeń EX7 pierwszy dzień tygodnia zero rozpoczyna się od bilansu otwarcia – to pierwszy kontakt pracowników z systemem i moment, w którym zaczynają uczyć się jego logiki. Dlatego tak ważne jest, aby towar był gotowy do inwentaryzacji, czytelnie oznaczony i fizycznie dostępny. Tylko dobrze przygotowany magazyn i zaangażowany zespół po stronie klienta pozwalają przejść przez ten kluczowy etap płynnie i skutecznie. Już po kilku godzinach pracownicy zazwyczaj intuicyjnie poruszają się po systemie – jego logika „prowadzi za rękę”, a wdrożeniowcy EX7 są cały czas obecni, by szkolić, odpowiadać na pytania i weryfikować poprawność wykonywanych operacji. W większości przypadków już po 2–3 godzinach system działa stabilnie, a magazynierzy potrafią samodzielnie realizować zlecenia.
Jakie błędy popełniają firmy najczęściej?
Z perspektywy wdrożeniowej jednym z najczęstszych i najbardziej kosztownych błędów jest niedostateczna analiza procesów przed wdrożeniem. I nie chodzi tu wyłącznie o organizację samego magazynu, ale również o całe otoczenie technologiczne – integracje z ERP, platformami sprzedażowymi (takimi jak Allegro, Amazon), czy narzędziami pośredniczącymi w obsłudze zamówień, jak BaseLinker. Brak pełnej wiedzy o tych systemach i ich powiązaniach może skutkować poważnymi opóźnieniami lub koniecznością zmian w harmonogramie wdrożenia – zwłaszcza jeśli taka informacja wypłynie dopiero na kilka tygodni przed uruchomieniem systemu. Drugim powtarzającym się błędem jest niedostateczne przygotowanie samego magazynu – zarówno pod kątem fizycznym (bałagan, nieczytelne etykiety, brak aktualnej inwentaryzacji), jak i organizacyjnym. Często firmy nie delegują odpowiednich osób do udziału w tygodniu zero lub nie zapewniają obecności pracowników, którzy mają realną wiedzę operacyjną.
“W takich sytuacjach zespół EX7 reaguje elastycznie i dzieli wdrożenie na etapy, zamiast uruchamiać cały system naraz. Przykładowo: w dniu uruchomienia systemu włączana jest tylko część funkcjonalności – np. inwentaryzacja, przyjęcia i wydania – a pozostałe elementy wdrażane są w kolejnych dniach. Co ważne, takie scenariusze staramy się przewidzieć wcześniej na etapie testów i analizy, dzięki czemu ryzyko zaskoczenia w dniu uruchomienia jest minimalne. A jeśli mimo wszystko pojawi się problem – jesteśmy na miejscu z całym zespołem, nie tylko wdrożeniowców, ale również programistów. Dzięki temu mamy możliwość bieżącego reagowania, łatania problemów „na gorąco” i doprowadzenia wdrożenia do końca zgodnie z planem. Nigdy nie zdarzyło się, żebyśmy musieli przełożyć uruchomienie systemu na miejscu u klienta. To efekt nie tylko dobrej organizacji, ale też realnego wsparcia i zaangażowania w sukces projektu“ – mówi Karol Grzech.
“W takich sytuacjach zespół EX7 wykazuje się elastycznością i – w naprawdę krytycznych przypadkach – podejmuje decyzję o etapowym uruchamianiu systemu. Traktujemy to jako ostateczność, tzw. opcję 'atomową’, wykorzystywaną tylko wtedy, gdy pełne wdrożenie nie jest możliwe z powodu poważnych braków organizacyjnych lub technicznych po stronie klienta. Naszym standardem jest kompleksowe, całościowe wdrożenie zgodnie z wcześniej zaplanowanym harmonogramem, oparte na szczegółowej analizie i testach. Jeśli jednak ryzyko niepowodzenia byłoby zbyt duże, jesteśmy gotowi odpowiednio rozłożyć prace, uruchamiając najpierw kluczowe funkcjonalności – np. inwentaryzację, przyjęcia i wydania – a kolejne etapy realizować sukcesywnie. Dzięki obecności całego zespołu wdrożeniowego, w tym programistów, jesteśmy w stanie reagować na bieżąco, eliminować przeszkody i doprowadzić projekt do końca zgodnie z założeniami” – mówi Karol Grzech.
Wdrożenie systemu WMS to złożony proces, który wymaga nie tylko odpowiedniego oprogramowania, ale przede wszystkim solidnych podstaw organizacyjnych. Dobrze przygotowany magazyn pozwala uniknąć kosztownych błędów i opóźnień, skraca czas potrzebny na stabilizację systemu i znacząco przyspiesza osiąganie pierwszych korzyści. W praktyce oznacza to, że im więcej czasu i uwagi firma poświęci na przygotowanie się do wdrożenia, tym szybciej zacznie czerpać z niego realne, mierzalne efekty. System WMS to inwestycja, która – dobrze wdrożona – bardzo szybko zaczyna się zwracać.
