Black Friday, die Vorweihnachtszeit oder saisonale Verkaufsaktionen bedeuten für ein Lager vor allem eines: deutlich mehr Bestellungen in kürzerer Zeit. Wie bereitet man das Lager auf eine solche Belastung vor? Muss das Team vergrößert werden, oder können eine gute Arbeitsorganisation und ein passendes WMS ein höheres Volumen ohne proportional mehr Personal ermöglichen?
Eine pauschale Antwort gibt es nicht. In manchen Lagern sind zusätzliche Mitarbeiter unverzichtbar. In anderen bewirken geordnete Prozesse, die richtige Platzierung der Waren, eine optimierte Kommissionierung oder die Automatisierung einzelner Abläufe mehr. Deshalb sollte die Vorbereitung auf die Hochsaison nicht mit der Personalsuche beginnen, sondern mit der Analyse dessen, was die Leistung des Lagers tatsächlich begrenzt.
1. Beginnen Sie mit Daten
Bevor Sie entscheiden, ob Sie zusätzliche Mitarbeiter, Packplätze oder eine weitere Schicht brauchen, prüfen Sie, wie das Lager frühere Spitzenzeiten bewältigt hat.
Analysieren sollten Sie unter anderem:
- die Anzahl der Bestellungen und ihre Verteilung über den Tag,
- die Stunden mit der höchsten Auslastung,
- die Produkte, die am häufigsten bestellt werden,
- die Zeit für Kommissionierung und Verpackung,
- die Zahl der Fehler und Retouren,
- die Stellen, an denen am häufigsten Verzögerungen entstehen,
- die Leistung der einzelnen Prozessschritte – vom Auftragseingang bis zum Versand,
- die Auslastung der verfügbaren Arbeitsplätze und Ressourcen in Spitzenzeiten.
Die Daten zeigen, wo der Engpass wirklich liegt. Oft ist nicht die Zahl der Mitarbeiter das Problem, sondern die Arbeitsorganisation, die Platzierung der Waren oder zu viele manuelle Tätigkeiten.
Nutzt das Lager ein WMS, lassen sich viele dieser Informationen direkt aus dem System gewinnen. So können Entscheidungen über Arbeitsorganisation und Ressourcen auf echten Daten beruhen – und nicht nur auf der erwarteten Zahl der Bestellungen.
2. Bereiten Sie die Lagerplätze vor
Mehr Bestellungen bedeuten auch mehr Bewegung im Lager. Liegen die am häufigsten bestellten Produkte an entfernten oder schwer zugänglichen Plätzen, verlängert jeder zusätzliche Weg die Auftragsdurchlaufzeit. Vor Saisonbeginn lohnt es sich daher, die Platzierung der Waren zu analysieren und zu prüfen, ob die Schnelldreher an Plätzen liegen, die eine zügige Kommissionierung ermöglichen. Ebenso wichtig ist die Planung des Nachschubs für die Kommissionierplätze. Fehlt die Ware am Greifplatz genau zur Spitzenzeit, wird das schnell zu einer der Hauptursachen für Stillstände.
Eine gut geordnete Lagerkarte reduziert unnötige Wege und nutzt die Zeit der Mitarbeiter besser. Ein WMS unterstützt zusätzlich die Verwaltung der Lagerplätze und den Nachschub, damit die Ware dort verfügbar ist, wo sie gebraucht wird.
3. Optimieren Sie die Kommissionierung
Gerade die Kommissionierung wird in der Hochsaison oft zu einem der am stärksten belasteten Prozesse. Prüfen Sie schon vor dem Ansturm, ob die Kommissioniermethode zur Struktur Ihrer Aufträge passt. Je nach Lager können Multi-Order-Picking, zonenbasierte Kommissionierung oder eine geschickte Bündelung von Aufgaben helfen. Auch die Art, wie Aufgaben an die Mitarbeiter übergeben werden, spielt eine Rolle. Wer nicht selbst überlegen muss, wo das nächste Produkt liegt und in welcher Reihenfolge es zu entnehmen ist, kann mehr Zeit für die eigentliche Auftragsabwicklung aufwenden.
Ein WMS kann diesen Prozess unterstützen, indem es dem Mitarbeiter konkrete Aufgaben und Lagerplätze anzeigt und die Reihenfolge der Arbeitsschritte ordnet. Bei höherem Auftragsvolumen kann ein gut gestalteter Kommissionierprozess die Leistung steigern, ohne dass proportional mehr Personal nötig ist.
4. Vergessen Sie die Verpackung nicht
Mehr Bestellungen bedeuten nicht nur mehr Arbeit bei der Kommissionierung. Ebenso schnell kann die Verpackung zum Engpass werden. Prüfen Sie vor der Saison, ob genügend Packplätze vorhanden sind, wie kommissionierte Aufträge übergeben werden und wie viel Zeit Kontrolle, Dokumentation und Versandvorbereitung in Anspruch nehmen. Auch die Integration mit den Versanddienstleistern ist wichtig. Automatische Datenübermittlung und Etikettenerstellung reduzieren manuelle Tätigkeiten und beschleunigen die Paketvorbereitung. Prüfen Sie außerdem, ob die einzelnen Prozessschritte gut aufeinander abgestimmt sind. Eine schnellere Kommissionierung bringt nichts, wenn die Aufträge danach auf die Verpackung oder den Versand warten.
5. Bereiten Sie Ihre Mitarbeiter auf die höhere Belastung vor
In Spitzenzeiten können zusätzliche Mitarbeiter unverzichtbar sein. Das heißt jedoch nicht, dass ein Unternehmen das ganze Jahr über ein größeres Team beschäftigen muss – oft genügt es, die Besetzung für die Zeit der höchsten Auslastung vorübergehend aufzustocken. Wichtig ist aber, dass neue Kräfte schnell einsatzbereit sind. Das gilt nicht nur für Saisonkräfte. In der Hochsaison setzen manche Unternehmen auch Mitarbeiter aus der Verwaltung vorübergehend im Lager ein. Dann ist besonders wichtig, dass das System keine lange und aufwendige Schulung erfordert.
„In der Hochsaison bleibt keine Zeit für eine mehrtägige Einarbeitung. Deshalb muss das System vor allem intuitiv sein und den Mitarbeiter durch die einzelnen Aufgaben führen. In XWMS erhält der Nutzer konkrete Hinweise, was zu tun ist und wohin er gehen soll – in der Android-Version lässt sich das auf dem Mobilgerät einfach durchtippen. So kann er fast sofort selbstständig arbeiten. Das ist besonders wichtig, wenn Personen ins Team kommen, die bisher nicht im Lager gearbeitet haben oder normalerweise ganz andere Aufgaben erledigen. Eine wichtige Erleichterung ist zudem, dass XWMS in mehreren Sprachen verfügbar ist. So finden sich auch Mitarbeiter aus dem Ausland schnell im System zurecht und können ohne Sprachbarriere loslegen“ – sagt Miłosz Gabiga, Spezialist im XWMS-Einführungsteam bei EX7.
6. Prüfen Sie Systeme und Schnittstellen
Ein Anstieg der Bestellungen ist nicht nur für das Lager selbst eine Herausforderung. Ein höheres Volumen belastet den gesamten Prozess – von der Bestellung über ERP und WMS bis zur Übergabe an den Versanddienstleister. Prüfen Sie daher vor der Saison, ob alle Schnittstellen korrekt funktionieren und die Systeme auf mehr Vorgänge vorbereitet sind.
Zu prüfen sind unter anderem:
- der Auftragsfluss aus dem Verkaufssystem,
- ein korrekter und reibungsloser Datenaustausch mit externen Systemen wie ERP und Versandsystemen,
- die Etikettenerstellung,
- die korrekte Aktualisierung der Lagerbestände.
Ein Ausfall oder eine Verzögerung in einem dieser Schritte führt schnell zu Problemen bei der Auftragsabwicklung.
7. Testen Sie das Lager vor der Saison
Der schlechteste Zeitpunkt, um zu prüfen, ob die Prozesse funktionieren, ist der erste Tag des Black Friday. Testen Sie vor der Saison den gesamten Ablauf der Auftragsabwicklung – vom Eingang des Auftrags im System über Kommissionierung und Verpackung bis zur Übergabe an den Versand. So lassen sich Probleme erkennen, die bei normaler Auslastung unsichtbar bleiben, bei einem Vielfachen der Bestellungen aber schnell zum Engpass würden.
Ist eine saisonale Aufstockung des Teams geplant, sollten Sie auch die Arbeit der zusätzlichen Kräfte testen. So sehen Sie, ob Prozesse und System ihnen wirklich einen schnellen Einstieg ermöglichen und keine zusätzlichen, zeitraubenden Schritte erfordern.
Bedeuten mehr Bestellungen immer ein größeres Team?
Nicht immer – manchmal werden zusätzliche Kräfte aber schlicht gebraucht. Entscheidend ist, dass die Entscheidung über mehr Personal aus einer Analyse der tatsächlichen Auslastung folgt und nicht aus der Annahme, dass jedem Anstieg der Bestellungen ein proportionaler Anstieg der Mitarbeiterzahl entsprechen muss. Die richtige Platzierung der Waren, eine effiziente Kommissionierung, weniger manuelle Tätigkeiten, eine gut organisierte Verpackung und der Zugang zu Daten können die Leistung des Lagers deutlich steigern. Zeigt die Analyse dagegen, dass zusätzliche Kräfte nötig sind, erleichtert ein gut vorbereitetes System deren schnelle Einarbeitung.
Genau hier kann ein WMS eine wichtige Rolle spielen – es ordnet nicht nur die Prozesse, sondern unterstützt auch ihre Optimierung, nutzt das vorhandene Team besser und ermöglicht es, das Team in Zeiten erhöhter Nachfrage flexibel zu vergrößern.
Wie unterstützt XWMS das Lager in Spitzenzeiten?
XWMS unterstützt zentrale Lagerprozesse wie die Lagerplatzverwaltung, die Kommissionierung, die Arbeit mit mobilen Terminals, die Packkontrolle und die Inventur. Das System lässt sich außerdem mit Lösungen aus den anderen Prozessschritten integrieren, u. a. mit ERP-, E-Commerce- und Versandsystemen.
Ein wichtiger Faktor in saisonalen Spitzen ist auch die schnelle Einarbeitung zusätzlicher Kräfte. Die intuitive Führung durch die einzelnen Aufgaben kann die Zeit verkürzen, bis neue Mitarbeiter selbstständig arbeiten. Die Verfügbarkeit mehrerer Sprachversionen erleichtert zudem die Arbeit für Menschen, die kein Polnisch sprechen. So werden zusätzliche Kräfte in der Hochsaison zu einer echten Unterstützung – ohne mehrtägige Systemschulung. In Verbindung mit gut gestalteten Prozessen lässt sich die Kapazität des Lagers so flexibel erhöhen, wenn es wirklich nötig ist.
Black Friday und die Vorweihnachtszeit sollten also nicht der Moment sein, in dem man erstmals überlegt, ob das Lager einer höheren Belastung gewachsen ist. Besser ist es, sich frühzeitig vorzubereiten – auf Basis von Daten, Prozessanalysen und Tests, die zeigen, wo zusätzliche Ressourcen wirklich nötig sind und wo es genügt, die vorhandenen besser zu nutzen.
