Black Friday, okres przedświąteczny czy sezonowe akcje sprzedażowe oznaczają dla magazynu jedno: znacznie większą liczbę zamówień w krótszym czasie. Jak przygotować magazyn na taki wzrost obciążenia? Czy konieczne jest zwiększenie zespołu, czy odpowiednia organizacja pracy i dobrze dobrany system WMS mogą pozwolić obsłużyć większy wolumen bez proporcjonalnego zwiększania zatrudnienia?
Nie ma jednej odpowiedzi. W niektórych magazynach dodatkowi pracownicy będą niezbędni. W innych większą różnicę może zrobić uporządkowanie procesów, właściwe rozmieszczenie towarów, optymalizacja kompletacji czy automatyzacja części operacji. Dlatego przygotowania do szczytu sezonu warto zacząć nie od rekrutacji, ale od analizy tego, co rzeczywiście ogranicza wydajność magazynu.
1. Zacznij od danych
Zanim zdecydujesz, czy potrzebujesz dodatkowych pracowników, stanowisk pakowania czy kolejnej zmiany, sprawdź, jak magazyn radził sobie podczas poprzednich okresów zwiększonego ruchu.
Warto przeanalizować m.in.:
- liczbę zamówień i ich rozkład w ciągu dnia,
- godziny największego obciążenia,
- produkty, które najczęściej trafiają do zamówień,
- czas potrzebny na kompletację i pakowanie,
- liczbę błędów i zwrotów,
- miejsca, w których najczęściej powstają opóźnienia,
- wydajność poszczególnych etapów procesu – od przyjęcia zamówienia po wysyłkę,
- wykorzystanie dostępnych stanowisk i zasobów w okresach największego obciążenia.
Dane pozwalają sprawdzić, gdzie rzeczywiście znajduje się wąskie gardło. Może się okazać, że problemem nie jest liczba pracowników, ale sposób organizacji pracy, rozmieszczenie towarów albo zbyt wiele ręcznych operacji.
Jeżeli magazyn korzysta z systemu WMS, część takich informacji można uzyskać bezpośrednio z systemu. Dzięki temu decyzje dotyczące organizacji pracy i wykorzystania zasobów można oprzeć na rzeczywistych danych, a nie tylko na przewidywanym wzroście liczby zamówień.
2. Przygotuj odpowiednio lokalizacje magazynowe
Wzrost liczby zamówień oznacza również więcej ruchu pracowników po magazynie. Jeżeli najczęściej zamawiane produkty znajdują się w odległych lub trudno dostępnych lokalizacjach, każdy dodatkowy ruch operatora będzie zwiększał czas realizacji zamówienia. Przed rozpoczęciem sezonu warto więc przeanalizować rozmieszczenie towarów i sprawdzić, czy produkty o największej rotacji znajdują się w miejscach, które pozwalają na sprawną kompletację. Istotne jest również zaplanowanie uzupełniania lokalizacji zbiórkowych. Brak towaru w miejscu kompletacji w momencie największego obciążenia może szybko stać się jednym z głównych powodów przestojów.
Dobrze uporządkowana mapa magazynu pozwala ograniczyć niepotrzebne przejścia i lepiej wykorzystać czas operatorów. WMS może dodatkowo wspierać zarządzanie lokalizacjami oraz proces ich uzupełniania, tak aby operatorzy mieli dostęp do towarów tam, gdzie są one rzeczywiście potrzebne.
3. Zoptymalizuj kompletację
To właśnie kompletacja często staje się jednym z najbardziej obciążonych procesów podczas szczytu sezonu. Warto jeszcze przed rozpoczęciem wzmożonego ruchu sprawdzić, czy sposób kompletacji odpowiada charakterystyce zamówień. W zależności od magazynu pomocne mogą być m.in. multi-picking, kompletacja strefowa czy odpowiednie grupowanie zadań. Znaczenie ma również sposób przekazywania zadań operatorom. Jeżeli pracownik nie musi samodzielnie zastanawiać się, gdzie znajduje się kolejny produkt i w jakiej kolejności powinien go pobrać, może poświęcić więcej czasu na samą realizację zamówienia.
System WMS może wspierać ten proces, wskazując operatorowi konkretne zadania i lokalizacje oraz pomagając uporządkować kolejność wykonywanych operacji. Przy większym wolumenie zamówień dobrze zaprojektowany proces kompletacji może pozwolić zwiększyć wydajność bez proporcjonalnego zwiększania liczby osób zaangażowanych w ten etap.
4. Nie zapominaj o pakowaniu
Większa liczba zamówień oznacza nie tylko więcej pracy przy kompletacji. Wąskim gardłem może równie szybko stać się pakowanie. Przed sezonem warto sprawdzić, czy liczba stanowisk pakowania jest wystarczająca, jak wygląda przekazywanie skompletowanych zamówień oraz ile czasu zajmują czynności związane z kontrolą, dokumentacją i przygotowaniem przesyłki. Znaczenie mają również integracje z przewoźnikami. Automatyczne przekazywanie danych i generowanie etykiet może ograniczyć liczbę ręcznych operacji i przyspieszyć przygotowanie paczek do wysyłki. Warto również sprawdzić, czy poszczególne etapy procesu są odpowiednio zsynchronizowane. Zwiększenie wydajności kompletacji nie przyniesie oczekiwanego efektu, jeżeli skompletowane zamówienia będą następnie czekały na pakowanie lub wysyłkę.
5. Przygotuj pracowników do większego obciążenia
W okresach zwiększonego ruchu dodatkowi pracownicy mogą być niezbędni. Nie oznacza to jednak, że firma musi utrzymywać większy zespół przez cały rok – w wielu przypadkach wystarczy czasowo zwiększyć obsadę na okres największego obciążenia. Warto jednak zadbać o to, aby nowe osoby mogły szybko rozpocząć pracę. Dotyczy to nie tylko pracowników sezonowych. W okresach szczytu część firm angażuje również osoby, które na co dzień pracują na zapleczu biurowym i czasowo wspierają magazyn. W takiej sytuacji szczególnie ważne jest, aby system nie wymagał długiego i czasochłonnego szkolenia.
„W szczycie sezonu nie ma czasu na wielodniowe wdrażanie nowych osób. Dlatego system powinien być przede wszystkim intuicyjny i prowadzić operatora przez kolejne zadania. W XWMS użytkownik otrzymuje konkretne wskazówki dotyczące tego, co ma zrobić i gdzie się udać, w tym w wersji Android łatwy do przeklikania na urządzeniu mobilnym. Dzięki temu może niemal od razu rozpocząć samodzielną pracę. To szczególnie ważne, gdy do zespołu dołączają osoby, które wcześniej nie pracowały w magazynie albo na co dzień zajmują się zupełnie innymi zadaniami. Ważnym ułatwieniem jest dostępność XWMS w kilku wersjach językowych. Dzięki temu również osoby z zagranicy mogą szybko odnaleźć się w systemie i rozpocząć pracę bez konieczności pokonywania bariery językowej” – mówi Miłosz Gabiga, Specjalista z Zespołu Wdrożeń XWMS w EX7.
6. Sprawdź systemy i integracje
Wzrost liczby zamówień jest wyzwaniem nie tylko dla samego magazynu. Większy wolumen oznacza większe obciążenie całego procesu – od złożenia zamówienia, przez ERP i WMS, aż po przekazanie przesyłki przewoźnikowi. Przed rozpoczęciem sezonu warto więc sprawdzić, czy wszystkie integracje działają prawidłowo i czy systemy są przygotowane na większą liczbę operacji.
Warto zweryfikować m.in.:
- przepływ zamówień z systemu sprzedażowego,
- poprawność i płynność wymiany danych z systemami zewnętrznymi tj. ERP, systemy kurierski
- generowanie etykiet,
- poprawność aktualizacji stanów magazynowych.
Awaria lub opóźnienie na którymkolwiek z tych etapów może szybko przełożyć się na problemy z realizacją zamówień.
7. Przetestuj magazyn przed sezonem
Najgorszym momentem na sprawdzanie, czy procesy działają prawidłowo, jest pierwszy dzień Black Friday. Przed rozpoczęciem sezonu warto więc przeprowadzić testy i sprawdzić cały proces realizacji zamówienia – od jego pojawienia się w systemie, przez kompletację i pakowanie, aż po przekazanie przesyłki do wysyłki. To dobry moment, aby zidentyfikować problemy, które przy standardowym obciążeniu mogą być niewidoczne, ale przy kilkukrotnie większej liczbie zamówień szybko stałyby się wąskim gardłem.
Warto przetestować również pracę dodatkowych osób, jeśli planowane jest sezonowe zwiększenie zespołu. Pozwoli to sprawdzić, czy procesy i system rzeczywiście umożliwiają im szybkie rozpoczęcie pracy i czy nie wymagają dodatkowych, czasochłonnych czynności.
Czy większa liczba zamówień zawsze oznacza większy zespół?
Nie zawsze, ale czasami dodatkowe osoby są po prostu potrzebne. Kluczowe jest to, aby decyzja o zwiększeniu zatrudnienia wynikała z analizy rzeczywistego obciążenia magazynu, a nie z założenia, że każdemu wzrostowi liczby zamówień musi odpowiadać proporcjonalny wzrost liczby pracowników. Odpowiednie rozmieszczenie towarów, sprawna kompletacja, ograniczenie ręcznych operacji, dobra organizacja pakowania i dostęp do danych mogą znacząco zwiększyć wydajność magazynu. Z kolei jeżeli analiza pokaże, że dodatkowe osoby są potrzebne, dobrze przygotowany system może ułatwić ich szybkie wdrożenie.
W tym właśnie miejscu system WMS może pełnić ważną rolę – nie tylko porządkować procesy, ale również wspierać ich optymalizację i pozwalać lepiej wykorzystać dostępny zespół oraz elastycznie zwiększać jego liczebność w okresach wzmożonego zapotrzebowania.
W jaki sposób XWMS wspiera magazyn w okresach wzmożonego ruchu?
XWMS wspiera kluczowe procesy magazynowe, takie jak zarządzanie lokalizacjami, kompletacja zamówień, praca operatorów z terminalami mobilnymi, kontrola pakowania czy inwentaryzacja. System może również integrować się z rozwiązaniami wykorzystywanymi w pozostałych etapach procesu m.in. ERP, e-commerce czy systemami przewoźników.
Istotnym elementem w okresie sezonowego wzrostu jest również możliwość szybkiego wdrożenia dodatkowych osób. Intuicyjny sposób prowadzenia operatora przez kolejne zadania może ograniczyć czas potrzebny na przygotowanie nowych pracowników do samodzielnej pracy. Dostępność kilku wersji językowych dodatkowo ułatwia pracę osobom, które nie posługują się językiem polskim. Dzięki temu dodatkowi pracownicy mogą być rzeczywistym wsparciem w okresie największego obciążenia, bez konieczności wielodniowego wdrażania ich do obsługi systemu. W połączeniu z dobrze zaprojektowanymi procesami pozwala to elastycznie zwiększać możliwości magazynu wtedy, gdy rzeczywiście jest to potrzebne.
Black Friday czy okres przedświąteczny nie powinny być więc momentem, w którym dopiero zaczynamy zastanawiać się, czy magazyn jest gotowy na większe obciążenie. Najlepiej przygotować go wcześniej – na podstawie danych, analizy procesów i testów, które pozwolą sprawdzić, gdzie rzeczywiście potrzebne są dodatkowe zasoby, a gdzie wystarczy lepiej wykorzystać te, które już mamy.
