Nowoczesny system WMS może znacząco zwiększyć wydajność magazynu, ograniczyć liczbę błędów i uporządkować procesy logistyczne. Sam wybór technologii nie przesądza jednak o powodzeniu projektu. Dlaczego firmy wdrażające rozwiązania o podobnych możliwościach mogą osiągnąć różne efekty?
Wdrożenie systemu WMS często postrzegane jest jako projekt informatyczny. W praktyce jest to jednak przede wszystkim projekt organizacyjny, który wpływa na sposób pracy magazynu, komunikację pomiędzy działami oraz codzienne funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa. Sam wybór odpowiedniego rozwiązania nie gwarantuje jeszcze sukcesu. O powodzeniu projektu decyduje wiele czynników – od jakości analizy przedwdrożeniowej, przez zaangażowanie zespołu, aż po gotowość organizacji do zmiany.
O tym, kiedy firma rzeczywiście potrzebuje systemu WMS, jakie błędy najczęściej popełnia jeszcze przed rozpoczęciem projektu oraz co w praktyce odróżnia udane wdrożenia od tych, które nie przynoszą oczekiwanych rezultatów, rozmawiają Jakub Wajda, członek zarządu EX7 i koordynator wdrożeń systemu XWMS, oraz Krzysztof Wieczorek – niezależny konsultant specjalizujący się w projektowaniu i optymalizacji procesów logistycznych, magazynowych oraz w wyborze i pomocy we wdrożeniach systemów ERP, WMS i OMS. Choć patrzą na projekty wdrożeniowe z różnych perspektyw – producenta systemu WMS oraz niezależnego konsultanta – są zgodni co do jednego: o sukcesie wdrożenia decyduje znacznie więcej niż wybór odpowiedniej technologii.
Jakub Wajda:
Od kilku lat obserwujemy, że oczekiwania przedsiębiorstw wobec logistyki bardzo się zmieniają. Jeszcze kilkanaście lat temu magazyn był postrzegany przede wszystkim jako zaplecze operacyjne firmy. Dziś coraz częściej staje się jednym z kluczowych elementów budowania przewagi konkurencyjnej i wpływa na jakość obsługi klienta, tempo realizacji zamówień czy możliwość dalszego rozwoju biznesu. Czy z Pana perspektywy również widać taką zmianę?
Krzysztof Wieczorek:
Zdecydowanie tak, choć ten proces postępuje wolniej, niż wielu z nas się spodziewało. Powoli – choć nie tak szybko, jak można byłoby oczekiwać – firmy profesjonalizują swoje zaplecze operacyjne. Nadal trafiają się małe i średnie organizacje, w których królują kartki, a o tym, co i gdzie leży w magazynie, wiedzą tylko dwaj najstarsi magazynierzy. Taki model przez lata się sprawdzał, ale dziś coraz częściej okazuje się niewystarczający. Na szczęście ten stan konsekwentnie się zmienia.
Jednym z czynników, które wyraźnie przyspieszyły tę zmianę, był boom e-commerce związany z pandemią i ograniczeniami w handlu tradycyjnym. Jednak pandemia oznaczała nie tylko dynamiczny rozwój sprzedaży internetowej. Firmy musiały również wdrożyć narzędzia do pracy zdalnej oraz rozwiązania wspierające codzienną pracę operacyjną, pozwalające szybciej wdrażać nowych lub tymczasowych pracowników.
Można nawet trochę ironicznie powiedzieć, że COVID zrobił dla cyfryzacji polskich przedsiębiorstw więcej niż wiele lat działań edukacyjnych i kampanii marketingowych producentów systemów backoffice.
Dzisiaj z mojego doświadczenia wynika, że większość firm, które chcą się rozwijać i utrzymać konkurencyjność, intensywnie inwestuje w rozwiązania wspierające zarówno procesy magazynowe, jak i sprzedaż oraz zarządzanie operacjami. To już nie jest pytanie, czy warto wdrażać takie systemy, ale kiedy i w jaki sposób zrobić to najlepiej.
Jakub Wajda:
To bardzo dobrze koresponduje z naszymi doświadczeniami. Coraz rzadziej zgłaszają się do nas firmy, które po prostu chcą kupić system WMS. Znacznie częściej rozmawiamy z przedsiębiorstwami, które osiągnęły pewien etap rozwoju i zauważyły, że dotychczasowe procesy przestają nadążać za skalą działalności. W praktyce właśnie wtedy pojawia się pytanie, czy organizacja rzeczywiście potrzebuje już systemu WMS, a jeśli tak – kiedy jest właściwy moment, aby rozpocząć taki projekt. Jak Pan odpowiada klientom, którzy stają przed takim dylematem?
Krzysztof Wieczorek:
Zawsze odpowiadam, że ważniejsze od pytania „kiedy?” jest pytanie „czy?”. Nie każda firma potrzebuje systemu WMS. Jeżeli przedsiębiorstwo ma w ofercie 30–50 indeksów towarowych i nie musi śledzić partii czy dat przydatności, może generować naprawdę duże obroty bez dedykowanego systemu magazynowego. W takim przypadku znacznie większe znaczenie ma wydajny system ERP do zarządzania zapasami i sprzedażą oraz dobre narzędzie klasy OMS do obsługi zamówień, wyposażone choćby w prosty moduł pakowania i integracje z platformami sprzedażowymi.
Sytuacja zmienia się wtedy, gdy indeksów są setki lub tysiące, pojawia się konieczność zarządzania partiami i datami przydatności, a magazyn staje się dużą, wielolokalizacyjną organizacją z wysokim składowaniem. W takiej sytuacji firma bez systemu WMS bardzo szybko staje się zakładnikiem wiedzy swoich pracowników. To oni mają mapę magazynu w głowie, wdrożenie nowej osoby trwa miesiącami, a firma nie dysponuje narzędziami, które ograniczają błędy w zarządzaniu towarem czy kompletacji zamówień.
Dla mnie bardzo wyraźnym sygnałem ostrzegawczym jest moment, w którym liczba błędów w wysyłkach zaczyna być liczona w procentach, a nie promilach. Jeżeli wdrożenie nowego pracownika trwa dłużej niż dwa tygodnie, a urlop kilku najbardziej doświadczonych magazynierów powoduje zapaść w codziennej pracy magazynu, to znaczy, że jest to już ostatni dzwonek na wdrożenie systemu WMS.
Jakub Wajda:
To bardzo ciekawa obserwacja, bo podczas pierwszych spotkań z klientami często słyszymy, że wdrożenie WMS ma „uporządkować magazyn”. Wielu przedsiębiorców zakłada, że sam system rozwiąże problemy organizacyjne.
Z naszego doświadczenia wynika jednak, że nawet najlepsze oprogramowanie nie zastąpi dobrze zaprojektowanych procesów. Czy zgadza się Pan z takim podejściem?
Krzysztof Wieczorek:
Zdecydowanie się zgadzam. To jeden z najczęściej powtarzanych mitów dotyczących wdrożeń WMS. Wiele firm oczekuje, że nowy system uporządkuje magazyn i rozwiąże wszystkie problemy organizacyjne. Tymczasem rzeczywistość wygląda zupełnie inaczej.
System WMS nie naprawi źle zaprojektowanych procesów ani nie uporządkuje danych, które od początku są niespójne. Jeżeli organizacja nie ma uporządkowanych kartotek towarowych, odpowiednio oznaczonych lokalizacji czy jasno zdefiniowanych zasad pracy magazynu, wdrożenie WMS nie tylko nie rozwiąże problemów, ale często je uwidoczni. I paradoksalnie to jest dobra wiadomość, bo dopiero wtedy firma widzi, gdzie naprawdę znajdują się jej największe słabości.
Dlatego analiza przedwdrożeniowa jest jednym z najważniejszych etapów całego projektu. To właśnie wtedy identyfikuje się procesy, wychwytuje wyjątki i porządkuje sposób działania magazynu. Równie ważne jest upewnienie się, że zarówno klient, jak i dostawca systemu w ten sam sposób rozumieją poszczególne procesy oraz definicje używane w organizacji.
Dobrze przeprowadzona analiza pozwala uniknąć sytuacji, w której po uruchomieniu systemu okazuje się, że każda ze stron inaczej rozumiała przebieg tego samego procesu. A to właśnie takie nieporozumienia są jedną z najczęstszych przyczyn problemów podczas wdrożeń.
Jakub Wajda:
Przez lata uczestniczył Pan w wielu projektach logistycznych – zarówno jako konsultant wspierający klientów, jak i osoba pomagająca przygotować organizację do wdrożenia. Z perspektywy czasu można już chyba powiedzieć, że większość problemów nie pojawia się w dniu uruchomienia systemu, ale znacznie wcześniej.
Co najczęściej decyduje o tym, że jedno wdrożenie kończy się sukcesem, a inne napotyka poważne trudności?
Krzysztof Wieczorek:
Z mojego doświadczenia wynika, że jeżeli wdrożenie WMS się nie udaje, to przyczyny bardzo rzadko leżą w samym systemie. Problem zwykle pojawia się dużo wcześniej – jeszcze zanim rozpocznie się właściwy projekt.
Pierwszym błędem bywa już sam wybór dostawcy. Jeżeli o decyzji decyduje wyłącznie cena, znajomości albo rekomendacje osób, które nie znają specyfiki danej branży, trudno oczekiwać dobrego efektu. Dostawca powinien być dopasowany nie tylko do obecnych potrzeb firmy, ale również do jej planów rozwoju.
Drugim obszarem jest analiza przedwdrożeniowa. Dzisiaj rzadko spotyka się już próby wdrażania większych systemów całkowicie bez analizy, ale nadal zdarzają się analizy zbyt powierzchowne albo prowadzone w sposób nieuporządkowany. A to właśnie na tym etapie powstaje fundament całego projektu.
Kolejna kwestia to zespół po stronie klienta. Wdrożenie WMS nie może być projektem powierzonym „pani Joli z księgowości” czy „panu Waldkowi od komputerów”, którzy mają się nim zajmować pomiędzy swoimi codziennymi obowiązkami. Potrzebny jest zespół posiadający wiedzę o procesach magazynowych i odpowiedni czas, aby rzeczywiście zaangażować się w projekt.
Nie można też zapominać o testach. Część firm chce jak najszybciej przejść do uruchomienia produkcyjnego, ograniczając etap testów. To często kończy się tym, że problemy wychodzą dopiero podczas normalnej pracy magazynu.
Dlatego udane wdrożenie to nie tylko wybór odpowiedniego systemu. To również dobrze dobrany partner, rzetelnie przeprowadzona analiza, kompetentny zespół po stronie klienta, czas przeznaczony na testy oraz odpowiednie przygotowanie organizacji do zmiany.
Jakub Wajda:
Kilka razy wspomniał Pan o analizie przedwdrożeniowej. Z naszego doświadczenia wynika, że to etap, który często jest niedoceniany przez klientów, a jednocześnie ma ogromny wpływ na przebieg całego projektu.
Co najczęściej dzieje się właśnie na tym etapie? Jakich błędów warto uniknąć?
Krzysztof Wieczorek:
Najczęściej spotykam się z dwoma problemami. Pierwszy to analiza prowadzona zbyt ogólnie. Jeżeli opisujemy procesy wyłącznie hasłowo, bez uwzględnienia wyjątków czy sytuacji niestandardowych, bardzo szybko okazuje się, że po uruchomieniu systemu pojawiają się kolejne potrzeby, których wcześniej nikt nie przewidział. To oznacza dodatkowe prace, wydłużenie projektu i często wzrost kosztów.
Drugim problemem jest… semantyka. Brzmi niepozornie, ale w praktyce potrafi być źródłem wielu nieporozumień. To samo pojęcie może oznaczać coś zupełnie innego dla specjalisty od ERP, coś innego dla osoby wdrażającej WMS, a jeszcze inaczej rozumie je klient. Dobrym przykładem jest choćby słowo „zamówienie”. Dla jednych będzie oznaczało wyłącznie zamówienie sprzedaży, dla innych również zamówienie zakupu. Jeżeli takich pojęć nie uporządkujemy na początku projektu, później bardzo łatwo o błędne założenia.
Dlatego zawsze zachęcam, aby podczas analizy stworzyć wspólny słownik najważniejszych pojęć. To niewielki wysiłek, który pozwala uniknąć wielu problemów na dalszych etapach wdrożenia. Jednocześnie trzeba pamiętać, że za jakość analizy w ogromnym stopniu odpowiada dostawca systemu. To on powinien zadawać właściwe pytania, dopytywać o wyjątki, weryfikować sposób działania magazynu i upewnić się, że dobrze rozumie procesy klienta. Oczywiście pod warunkiem, że klient przekazuje rzetelne informacje. Jeżeli podczas analizy słyszymy, że firma nie wysyła za granicę, wszystkie produkty mają kody kreskowe, a liczba zamówień każdego dnia wygląda podobnie, a po uruchomieniu okazuje się, że rzeczywistość wygląda zupełnie inaczej, trudno oczekiwać, że projekt przebiegnie bez komplikacji.
Jakub Wajda:
Rozmawialiśmy już o analizie przedwdrożeniowej, procesach i wyborze odpowiedniego rozwiązania. Z naszego doświadczenia wynika jednak, że nawet najlepiej przygotowany projekt może napotkać trudności, jeśli firma nie jest gotowa na zmianę. W praktyce wdrożenie WMS oznacza przecież zmianę codziennej pracy magazynu i często również zmianę przyzwyczajeń całego zespołu.
Co ciekawe, momentem przełomowym nie jest samo uruchomienie systemu, ale chwila, w której pracownicy zaczynają mu ufać i korzystać z niego zgodnie z zaprojektowanymi procesami. Jak dużą rolę w powodzeniu projektu odgrywa zaangażowanie pracowników magazynu oraz kadry zarządzającej?
Krzysztof Wieczorek:
Ogromną. W praktyce wdrożenie WMS jest przede wszystkim projektem zmiany organizacyjnej, a dopiero później projektem informatycznym.
Naturalny opór pracowników jest czymś zupełnie normalnym. Każda zmiana wywołuje obawy – przed nowymi obowiązkami, koniecznością nauczenia się nowych narzędzi czy odejściem od wypracowanych przez lata nawyków. Jeżeli jednak zespół rozumie cel wdrożenia i zostanie odpowiednio przygotowany, takie obawy zazwyczaj szybko mijają.
Znacznie większym problemem jest sytuacja, kiedy opór pojawia się na poziomie średniej kadry kierowniczej. To właśnie wtedy można spotkać się z działaniami opóźniającymi projekt, a w skrajnych przypadkach nawet z próbami sabotowania całego procesu.
Dlatego od samego początku warto zaangażować w projekt osoby, które będą później pracować z systemem na co dzień. Wdrożenie WMS nie może być narzucone organizacji. Pracownicy muszą rozumieć, dlaczego zmienia się sposób pracy magazynu i jakie korzyści przyniesie to zarówno przedsiębiorstwu, jak i im samym.
Jakub Wajda:
W naszej rozmowie wielokrotnie podkreślaliśmy, że sukces wdrożenia zaczyna się na długo przed uruchomieniem systemu. Mieliśmy okazję wspólnie obserwować projekt, który bardzo dobrze to pokazuje. Mam na myśli wdrożenie systemu XWMS w Interpneu, gdzie pełnił Pan rolę niezależnego konsultanta wspierającego klienta.
Jak rozpoczęła się ta współpraca?
Krzysztof Wieczorek:
Z firmą Interpneu spotkałem się około trzech lat temu właśnie po to, aby ocenić jej gotowość do wdrożenia systemu WMS. Rozpoczęliśmy od audytu procesowego obejmującego nie tylko operacje magazynowe, ale również procesy zakupowe, sprzedażowe oraz ich powiązanie z systemem ERP enova365.
Po przeprowadzeniu analizy doszliśmy do wniosku, że organizacja nie jest jeszcze gotowa na wdrożenie WMS. I to była bardzo dobra decyzja. Zamiast rozpoczynać projekt zbyt wcześnie, przez kolejne miesiące skupiliśmy się na uporządkowaniu i dopracowaniu procesów realizowanych w enova365, wykonaliśmy kilka działań rozwojowych w obszarze ERP oraz wprowadziliśmy drobne zmiany organizacyjne w pracy magazynu.
Dopiero mniej więcej rok później, wspólnie z Zarządem Interpneu, uznaliśmy, że organizacja osiągnęła odpowiedni poziom dojrzałości i jest gotowa na kolejny etap cyfrowego rozwoju, czyli wdrożenie dedykowanego systemu WMS.
Jakub Wajda:
To bardzo ciekawy przykład, bo pokazuje, że czasami najlepszą decyzją nie jest natychmiastowe rozpoczęcie wdrożenia, ale wcześniejsze przygotowanie organizacji. Kiedy uznaliście, że firma jest gotowa na kolejny etap cyfryzacji, czym kierowaliście się przy wyborze systemu i dostawcy WMS?
Krzysztof Wieczorek:
Kiedy podjęliśmy decyzję o wdrożeniu, wiedzieliśmy już bardzo dokładnie, czego od nowego rozwiązania oczekujemy. Interpneu prowadzi intensywną sprzedaż hurtową o bardzo zróżnicowanej strukturze – od dużych flot samochodowych po niewielkie zakłady wulkanizacyjne. Jednocześnie obsługuje partnerów e-commerce w modelu dropshippingowym. Było więc jasne, że potrzebujemy pełnowartościowego systemu WMS. Rozwiązania typu „OMS z obsługą lokalizacji” od razu odrzuciliśmy, ponieważ nie byłyby w stanie sprostać wymaganiom takiego modelu biznesowego.
Przy wyborze dostawcy kluczowe były dwa kryteria. Po pierwsze – doświadczenie w branży oponiarskiej. Po drugie – sprawdzona integracja z systemem ERP enova365. Zależało nam na partnerze, który nie tylko dostarczy odpowiednie narzędzie, ale będzie potrafił sprawnie przeprowadzić cały projekt. EX7 spełniała oba te warunki, dlatego jej wybór był naturalną konsekwencją wcześniej zdefiniowanych wymagań.
Jakub Wajda:
Jaką rolę w tym projekcie odegrała integracja XWMS z enova365 i jakie znaczenie miała dla codziennej pracy magazynu?
Krzysztof Wieczorek:
Najbardziej widocznym efektem było to, że z magazynu po prostu zniknęły kartki. Do tej pory enova365, jako system ERP, wspierała część operacji magazynowych, ale wszelkie wydruki czy domyślne lokalizacje były jedynie protezą. Po wdrożeniu role obu systemów zostały wyraźnie rozdzielone. enova365 zajmuje się tym, do czego została stworzona – obsługą zakupów, sprzedaży, finansów czy cen, natomiast WMS objął swoim wsparciem wszystkie operacje wykonywane w magazynie.
Poprawna integracja to także automatyzacja wielu procesów. Faktura zakupu pojawia się w WMS jako dokument dostawy do przyjęcia, zamówienia sprzedaży są widoczne w magazynie jako zlecenia wydania, a operacje wewnątrzmagazynowe pozostają dla ERP niewidoczne, ponieważ nie mają wpływu na kwestie księgowe czy fiskalne.
Dodatkowo z pracowników biurowych spadł obowiązek drukowania etykiet przewozowych, a z magazynierów ich późniejsze dopasowywanie do wysyłek. Dziś etykieta drukuje się automatycznie na końcu procesu pakowania, a do ERP przez API wraca numer przesyłki.
Jakub Wajda:
Patrząc na ten projekt z perspektywy kilku lat doświadczeń i wielu wdrożeń, co sprawiło, że uważa go Pan za jedno z najbardziej udanych wdrożeń w swojej karierze?
Krzysztof Wieczorek:
Proces został przeprowadzony praktycznie książkowo – od analizy przedwdrożeniowej i przygotowania map procesów, przez konfigurację systemu, testy, aż po uruchomienie produkcyjne.
Dużą rolę odegrała sprawna integracja enova365 z XWMS. Już po kilku dniach od uruchomienia można było mówić o fazie stabilizacji systemu. Równie ważne było jednak zaangażowanie wszystkich uczestników projektu. Zarówno po stronie Interpneu, jak i partnera odpowiedzialnego za rozwój enova365 oraz zespołu EX7 bardzo szybko reagowano na pojawiające się potrzeby. Nawet funkcjonalności, których nie przewidzieliśmy na etapie analizy, były sprawnie implementowane już po uruchomieniu systemu.
Dlatego uważam, że wdrożenie WMS w Interpneu i jego integracja z enova365 to jedno z lepszych wdrożeń, jakie miałem okazję obserwować w swojej karierze. Złożyły się na to nie tylko dojrzałe rozwiązania informatyczne, ale przede wszystkim zaangażowanie wszystkich uczestników procesu.
Jakub Wajda:
Panie Krzysztofie, bardzo dziękuję za rozmowę. Mimo że od lat zajmuję się wdrożeniami systemu XWMS i na co dzień obserwuję, z jakimi wyzwaniami mierzą się przedsiębiorstwa, wiele z poruszonych dziś tematów pokazuje, jak cenne jest spojrzenie na projekt również z perspektywy niezależnego konsultanta.
Myślę, że dzisiejsza rozmowa pokazuje, iż powodzenie wdrożenia WMS jest efektem połączenia odpowiednio dobranej technologii, właściwie zaprojektowanych procesów, rzetelnej analizy przedwdrożeniowej oraz gotowości organizacji do zmiany. Dopiero połączenie tych elementów pozwala w pełni wykorzystać możliwości systemu i osiągnąć zakładane cele biznesowe.
Mam jednak wrażenie, że to dopiero początek naszej rozmowy. Nie zdążyliśmy porozmawiać o tym, jak zmienia się rynek, jakie nowe wyzwania stoją dziś przed logistyką i czego przedsiębiorstwa oczekują od nowoczesnych systemów WMS. Mam nadzieję, że jeszcze będziemy mieli okazję wrócić do tych tematów.
Dziękuję za rozmowę.
Krzysztof Wieczorek:
Ja również dziękuję i chętnie wrócę do tej rozmowy.
