Die Entscheidung für ein WMS ist oft die Folge eines wachsenden Geschäfts und neuer operativer Herausforderungen. Unternehmen kämpfen mit ineffizienten Lagerprozessen, sinkender Rentabilität und Schwierigkeiten bei der Auftragsabwicklung. Doch die Einführung eines WMS allein garantiert noch keinen Erfolg, wenn das Lager nicht richtig vorbereitet ist. Wie bereitet man das Lager also gut auf die Einführung eines WMS vor? Und wie läuft sie ab?
Dynamisches Wachstum, neue Vertriebskanäle (etwa Allegro oder Amazon), steigende Auftragsvolumen – das sind die häufigsten Momente, in denen Unternehmen merken, dass ihre bisherige Lagerverwaltung nicht mehr ausreicht. Es entsteht Chaos, es kommt zu Kommissionierfehlern, die Kontrolle über die Bestände fehlt, und die operative Effizienz sinkt spürbar. Gerade dann zeigt sich, dass das Lager, obwohl zentral für die gesamte Prozesskette, noch immer manuell arbeitet – mit Notizzetteln, Excel-Ausdrucken oder einzelnen Lieferscheinen aus dem ERP-System. Eine solche Arbeitsweise stößt schnell an ihre Grenzen. Sie führt zu Desorganisation, Frust im Team, schlechterem Kundenservice und negativen Bewertungen auf Verkaufsplattformen. Dann fällt immer häufiger die Entscheidung für ein WMS – eine Lösung, die Prozesse ordnet, die Kontrolle erhöht und die Effizienz wiederherstellt. Die Einführung selbst darf aber nicht „aus dem Stand“ erfolgen – sie muss durchdacht und gut vorbereitet sein.
Phase NULL – die eigenen Prozesse ordnen
Formal beginnt die Einführung eines WMS mit einer Analyse durch das Team des Anbieters – einschließlich Gesprächen mit Mitarbeitern aller Ebenen, vom Lagermitarbeiter bis zum Vorstand. Es gibt jedoch einen entscheidenden Schritt, den Unternehmen sehr oft auslassen: die eigenen Prozesse zu ordnen, noch bevor eine externe Analyse beginnt. Das ist die sogenannte Phase null – eine interne Bestandsaufnahme, wie das Unternehmen tatsächlich funktioniert. In der Praxis zeigt sich nämlich, dass viele Unternehmen „wissen, dass sie verkaufen“, aber nicht klar beschreiben können, wie dieser Prozess abläuft. Die Kompetenzen sind verstreut – Frau Ania stellt seit 15 Jahren Rechnungen aus, Frau Agnieszka kümmert sich um den Einkauf, Herr Rafał leitet das Lager –, doch niemand hat das Gesamtbild. Bei den Einführungsgesprächen stellt sich dann oft heraus, dass es kein einheitliches Wissen über die eigene Prozesskette gibt – vom Einkauf der Ware bis zum Versand an den Kunden.
Deshalb ist es so wichtig, sich noch vor dem offiziellen Projektstart Zeit zu nehmen, die Prozesse intern zu erfassen und das Lager vorzubereiten. Ware zu finden, die seit 10 Jahren herumliegt, ist nur die Spitze des Eisbergs. Entscheidend ist, den Ablauf vom Einkauf bis zum Versand zu verstehen und festzulegen, wer wofür verantwortlich ist.
„Eine gut durchgearbeitete Phase null ist das Fundament der gesamten Einführung. Und obwohl sie formal beim Kunden liegt, sind es sehr oft wir – das Team von EX7 –, die Unternehmen helfen, das Lager zu ordnen, die Prozesse zu erfassen und zu zeigen, wie sie aussehen sollten. Wir beraten von Anfang an, denn wir wissen: Ohne solide Grundlagen bringt selbst das beste System nicht die erwarteten Ergebnisse“ – betont Karol Grzech, Spezialist für WMS-Einführungen bei EX7, dem Hersteller von XWMS.
Die Analyse (vor) der Einführung
Bevor sich ein Unternehmen für ein bestimmtes WMS entscheidet, kann es die Analyse vor der Einführung bei einem externen, unabhängigen Berater in Auftrag geben, der hilft, die Prozesse zu ordnen und den tatsächlichen Bedarf zu bestimmen. Am Ende einer solchen Analyse kann die Wahl des Systems und des Anbieters stehen, die am besten zu den Anforderungen passen. Immer häufiger vertrauen Unternehmen die Analyse jedoch direkt dem WMS-Anbieter an.
„Eine Einführungsanalyse von EX7 ist keine Schreibtischarbeit – sie bedeutet, physisch im Lager zu sein, die Prozesse in Echtzeit zu beobachten und direkt mit Mitarbeitern aller Ebenen zu sprechen. Das Team verbringt einen ganzen Tag, manchmal auch mehrere Tage, beim Kunden und sieht sich an, wie Wareneingang, Einlagerung, Kommissionierung und Auslagerung ablaufen – ebenso Retouren und Reklamationen. Genau dann zeigen sich die größten Abweichungen zwischen dem, was das Management denkt, und dem, wie die Lagermitarbeiter tatsächlich arbeiten. Oft hören wir von Führungskräften: ‚Macht ihr das wirklich so?‘ – das ist der entscheidende Moment, in dem die echte Transformation beginnt“ – kommentiert Karol Grzech von EX7.
Ergebnis dieser Analyse ist ein Dokument, das nicht nur den Ist-Zustand beschreibt, sondern den Soll-Zustand entwirft – unter Berücksichtigung aller Anforderungen, Integrationen und möglichen Verbesserungen. Die Erstellung einer solchen Analyse kann einen Monat bis zu einem halben Jahr dauern, je nach Größe und Komplexität des Unternehmens. Sie endet mit der finalen Bestätigung des Inhalts durch beide Seiten.
„In der Praxis ist eine Einführungsanalyse weit mehr als die Niederschrift von Erwartungen oder bestehenden Prozessen. In dieser Phase diagnostizieren wir – auf Basis von Gesprächen und Beobachtungen – gemeinsam mit dem Kunden die Herausforderungen, empfehlen Änderungen und stoßen nicht selten die ersten Umstrukturierungen an. Die ‚Phase null‘, also das Ordnen der internen Prozesse und der Arbeitsstruktur, entwickelt sich sehr oft im Rahmen der Analyse – und ihre Wirkung reicht über die gesamte Einführung und weit darüber hinaus. Die Praxis zeigt, dass Unternehmen oft schon während der Analyse unsere ersten Empfehlungen umsetzen, was das gesamte Projekt deutlich beschleunigt“ – ergänzt Karol Grzech.
Woche NULL – der Systemstart
Ist die Konfiguration abgeschlossen und sind alle Vereinbarungen getroffen, kommt der wichtigste Moment des Projekts – die sogenannte Woche null, also der Start des Systems im Lager des Kunden. Je nach Umfang des Betriebs und Grad der Vorbereitung dauert dieser Prozess einen bis mehrere Tage. EX7 führt diese Phase vor Ort mit dem Einführungsteam durch – oft auch mit Entwicklern.
Der Start ist nicht nur das technische „Einschalten“ des Systems. In diesem Moment haben beide Seiten Aufgaben – EX7 ist für das korrekte Funktionieren von XWMS verantwortlich, der Kunde für die tatsächliche Einbindung in die täglichen Abläufe. Damit der Start reibungslos verläuft, muss sich das Unternehmen gut vorbereiten. Entscheidend ist die Anwesenheit von Mitarbeitern, die die Lagerabläufe kennen – Schichtleiter, Teamleiter, Lagermitarbeiter sowie die Verantwortlichen für Wareneingang und Kommissionierung. Parallel muss das Lager selbst vorbereitet werden: Lagerzonen ordnen, Etiketten ergänzen oder ersetzen, Regale, Kennzeichnungen, Geräte und die passende IT-Infrastruktur (Server, Netzwerk, mobile Geräte) bereitstellen.
Bei den meisten Einführungen von EX7 beginnt der erste Tag der Woche null mit der Eröffnungsbilanz – dem ersten Kontakt der Mitarbeiter mit dem System und dem Moment, in dem sie seine Logik kennenlernen. Deshalb ist es so wichtig, dass die Ware inventurbereit, gut gekennzeichnet und physisch zugänglich ist. Nur ein gut vorbereitetes Lager und ein engagiertes Team auf Kundenseite ermöglichen es, diese entscheidende Phase reibungslos und erfolgreich zu durchlaufen. Schon nach wenigen Stunden bewegen sich die Mitarbeiter meist intuitiv im System – seine Logik führt sie „an der Hand“, und die Berater von EX7 sind die ganze Zeit vor Ort, um zu schulen, Fragen zu beantworten und die Vorgänge zu prüfen. In den meisten Fällen läuft das System schon nach 2–3 Stunden stabil, und die Lagermitarbeiter können die Aufträge selbstständig abarbeiten.
Welche Fehler machen Unternehmen bei der Vorbereitung auf ein WMS am häufigsten?
Aus Sicht der Einführung ist einer der häufigsten und teuersten Fehler eine unzureichende Prozessanalyse vor der Einführung. Dabei geht es nicht nur um die Organisation des Lagers selbst, sondern um das gesamte technologische Umfeld – die Integrationen mit dem ERP, mit Verkaufsplattformen (wie Allegro oder Amazon) und mit Werkzeugen für die Auftragsabwicklung wie BaseLinker. Fehlendes Wissen über diese Systeme und ihre Verknüpfungen kann zu erheblichen Verzögerungen oder Änderungen im Zeitplan führen – besonders, wenn solche Informationen erst wenige Wochen vor dem Start auftauchen. Der zweite wiederkehrende Fehler ist eine unzureichende Vorbereitung des Lagers selbst – physisch (Unordnung, unleserliche Etiketten, keine aktuelle Inventur) wie organisatorisch. Oft benennen Unternehmen nicht die richtigen Personen für die Woche null oder sorgen nicht dafür, dass Mitarbeiter mit echtem operativem Wissen anwesend sind.
„In solchen Situationen reagiert das Team von EX7 flexibel und teilt die Einführung in Etappen auf, statt das gesamte System auf einmal zu starten. Am Tag des Starts wird dann zum Beispiel nur ein Teil der Funktionen aktiviert – etwa Inventur, Wareneingang und Auslagerung –, die übrigen Elemente folgen in den nächsten Tagen. Wichtig ist: Solche Szenarien versuchen wir schon bei Tests und Analyse vorherzusehen, damit das Risiko einer Überraschung am Starttag minimal ist. Und wenn trotzdem ein Problem auftritt, sind wir mit dem ganzen Team vor Ort – nicht nur mit Beratern, sondern auch mit Entwicklern. So können wir sofort reagieren, Probleme ‚im laufenden Betrieb‘ beheben und die Einführung planmäßig abschließen. Es ist noch nie vorgekommen, dass wir einen Start beim Kunden verschieben mussten. Das ist nicht nur das Ergebnis guter Organisation, sondern auch echter Unterstützung und Einsatzbereitschaft für den Projekterfolg“ – sagt Karol Grzech.
Die Einführung eines WMS ist ein komplexer Prozess, der nicht nur die richtige Software, sondern vor allem solide organisatorische Grundlagen erfordert. Ein gut vorbereitetes Lager vermeidet teure Fehler und Verzögerungen, verkürzt die Stabilisierungsphase und beschleunigt die ersten Erfolge erheblich. In der Praxis gilt: Je mehr Zeit und Aufmerksamkeit ein Unternehmen in die Vorbereitung investiert, desto schneller erzielt es echte, messbare Ergebnisse. Ein WMS ist eine Investition, die sich – gut eingeführt – sehr schnell auszahlt.
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